Guía comparativa · Excel, papel y SGA
Excel o SGA: cuándo deja de bastar la hoja de cálculo.
Actualizada el · Binari Software Solutions
Respuesta corta
Excel y el papel funcionan mientras el almacén es pequeño y lo llevan las mismas personas, que saben de memoria dónde está cada cosa. Dejan de bastar cuando crecen las referencias, los pedidos o los operarios: el stock de la hoja va por detrás del real, los errores de preparación solo se ven cuando reclama el cliente y el inventario obliga a parar. Un SGA registra cada movimiento en el momento, con el código leído por el terminal, y le dice a cada operario qué hacer. El salto no tiene que ser de golpe: se puede empezar por recepción, ubicación y salidas.
Comparativa
| Criterio | Papel y Excel | SGA |
|---|---|---|
| Dónde está cada cosa | En la memoria de las personas o en una hoja que alguien actualiza. | En el sistema, por ubicación, palé y lote, al momento. |
| Cuándo se actualiza el stock | Cuando alguien lo teclea, a veces al final del día. | Con cada movimiento, al leer el código. |
| Errores de preparación | Se descubren cuando el cliente reclama. | Se evitan: el terminal no deja confirmar un artículo o un lote equivocado. |
| Caducidades | Revisión manual, si da tiempo. | FEFO al reservar y bloqueo automático de lo caducado o pendiente de calidad. |
| Inventario | Recuento con el almacén parado. | Inventario permanente y recuentos sin parar la actividad. |
| Trazabilidad | Buscar albaranes y preguntar. | Lote o palé → de dónde vino y a quién salió, en una consulta. |
| Si falta una persona clave | El almacén va más lento o se para. | El sistema guía a quien esté; la formación es más corta. |
| Coste inicial | Casi nulo. | Licencias, implantación, terminales e integración. |
Por qué la hoja de cálculo funciona al principio
Porque no cuesta nada, todo el mundo la sabe usar y en un almacén pequeño quien prepara los pedidos es quien sabe dónde está cada cosa. El problema no es Excel: es que el dato depende de que alguien lo teclee, tarde o pronto y bien o mal.
Dónde empieza a fallar
Con más referencias, más pedidos al día, varios turnos o lotes y caducidades. La hoja va siempre por detrás del almacén, los errores aparecen en el cliente y cada inventario es un fin de semana perdido. Y casi siempre hay una persona sin la que el almacén no funciona.
Qué cambia con un SGA
Cada operario trabaja con un terminal de radiofrecuencia o por voz. El sistema le dice qué hueco ubicar, qué pedido preparar y en qué orden; él lee el código para confirmar. Si el artículo o el lote no es el que toca, el terminal lo avisa en ese momento. El stock que ve la oficina es el del almacén, no el de ayer.
Cómo dar el salto sin parar el almacén
Por partes. Primero se codifican las ubicaciones y se empieza por recepción, ubicación y salidas con unos pocos terminales. Cuando eso funciona se añaden inventario, reposiciones, transporte o el portal para clientes. El arranque se acompaña en el propio almacén y la formación del operario es corta, porque el terminal le guía.
Qué te conviene
- Sigue con Excel si…
- tienes pocas referencias, sin lotes ni caducidades, los errores son raros, el inventario cuadra y no dependes de una sola persona.
- Toca un SGA si…
- aparecen errores de preparación cada semana, el inventario no cuadra, se escapan caducidades, los clientes piden trazabilidad o ver su stock, o el almacén va a crecer.
- Empieza por una parte si…
- te da miedo el cambio: recepción, ubicación y salidas resuelven lo más urgente, y lo demás se añade cuando haga falta.
Preguntas frecuentes
- ¿A partir de cuántas referencias hace falta un SGA?
- No hay una cifra mágica. Pesa más cómo trabajas que cuántas referencias tienes: lotes y caducidades, varios operarios a la vez, muchos pedidos pequeños o clientes que piden trazabilidad justifican un SGA antes que un número de artículos.
- ¿Tengo que reorganizar el almacén?
- No para empezar. Se codifican las estanterías y los huecos que ya tienes con etiquetas, y el SGA trabaja sobre ellos. Después, con datos de rotación, se puede mejorar la distribución.
- ¿Puedo seguir usando Excel para informes?
- Sí. Los datos del SGA se pueden exportar, y en Caotic el portal Tracker ya muestra stock, entradas, salidas e indicadores.
- ¿Qué necesito comprar?
- Terminales de radiofrecuencia (Android o Windows), una impresora de etiquetas y el servidor o la nube donde corre el SGA. Te decimos cuáles según tu operativa.
- ¿Cuánto se tarda en arrancar?
- Depende de los módulos y de las integraciones; un almacén de distribución arranca en semanas.